Produits / Solutions

Portail

Le portail est le point d’entrée unique à l’ensemble des informations. Après s’être authentifié, l’utilisateur accède à la liste des projets auxquels il participe.

Le portail projet offre à l’utilisateur une vue consolidée transverse et personnalisable de ses activités au sein d’IdeoProject. Entièrement paramétrable, elle permet de définir par utilisateur : les projets « favoris », les blocs de contenus à afficher (exemples : liste des actions, prochaines revues, échéances, évènements, …) et mettre en relief les éléments les plus critiques.

L’administration de l’outil se fait également à partir du module portail, et permet de créer un projet, d’ajouter des personnes au projet, d’affecter les droits des personnes sur les différents modules et applications.

Chaque projet dispose également d’une page de synthèse de son état d’avancement. Cet écran offre une visibilité instantanée sur les éléments utilisés quotidiennement par l’équipe projet. Ce sont entre autres :

• Le suivi opérationnel via les actions à mener, les problèmes à traiter
• Les prochaines échéances (livrables, jalons, engagements)
• L’état des revues sur le projet (dernière revue, prochaine revue, …)
• Les événements à venir sur le projet (prochaines réunions de travail, de suivis et de pilotage)
• L’état du plan de charge via des indicateurs de consommation et de reste à faire Enfin, c’est le point d’entrée vers l’ensemble des services applicatifs disponible dans IdeoProject

Un mécanisme de SSO (Single Sign On) permet de partager l’authentification de l’utilisateur au sein de ces différentes applications. Cette fonctionnalité permet également d’accéder à des applications « externes » sans avoir à réaliser de saisies multiples du login/mot de passe.

Indicateurs

Le pilotage du projet nécessite l’exploitation de données synthétiques et explicites sur l’état du projet à un instant T. La qualité des informations et l’efficacité de leur représentation assure une prise de décision anticipée et efficace.

C’est pourquoi le module « indicateurs » collecte les données dans l’ensemble des autres modules et applications d’IdeoProject afin de fournir une vision synthétique qui permet de réaliser des analyses de tendance et de corrélation entre les indicateurs.

Les principaux indicateurs proposés dans ce module sont :

• L’évolution de la charge consommée, du reste à faire et de la charge acquise.
• L’évolution des jalons du projet.
• L’évolution des risques sur le projet.
• L’évolution du nombre de défauts.
• L’évolution des demandes de changements au court du projet avec le suivi de leur impact.
• L’évolution du résultat des revues pour suivre l’évolution de la qualité dans le projet.

Risques

La gestion des risques est l’un des points clés de la gestion des projets. C’est un secteur qui requiert la mise en place d’un processus clair pour structurer les activités de gestion des risques. Ces dernières peuvent se résumer à la planification de revues des risques, l’exécution de ces revues afin d’évaluer les risques du projet, l’identification de plan de prévention et de résorption et le suivi de l’évolution des risques durant la vie du projet.

IdeoProject supporte l’ensemble de ses activités par l’enregistrement de la planification des revues de risques, la mise en place de questionnaires paramétrables pour aider à identifier efficacement les risques, le suivi des actions liées aux risques et l’élaboration de courbe d’évolution des risques.

Revue

Durant la vie du projet, il est important de mener un certain nombre de revue des processus appliqués et des produits réalisés afin de s’assurer de la qualité du résultat final.

Ces revues sont planifiées dès le démarrage du projet et sont exécutées conformément à ce planning. Des liste de questions et de points à vérifier lors des revues sont proposés en fonction du type de la revue (ces questions sont paramétrables au sein d’IdeoProject). Le résultat de la revue est complété par l’enregistrement des non-conformités et le calcul d’une note. Cette dernière permet de suivre l’évolution, progrès ou régression, par type de revues (revue documentaire, revue de processus, revue de code, revue de pair, …)

Tableau de bord

La gestion quotidienne de projets requiert le suivi de multiples informations. Le tableau de bord regroupe l’ensemble de ces informations au sein d’IdeoProject.

Le suivi des actions permet de centraliser l’ensemble des actions identifiées durant le projet, d’en tracer l’origine, leur affecter un responsable et de suivre leur traitement jusqu’à clôture de l’action. Des codes couleurs permettent une identification rapide des éléments en retards. De nombreuses actions peuvent être générées automatiquement à partir d’autres fonctionnalités d’IdeoProject (exemple : résorption de risque, non-conformité lors d’une revue, …)

Le suivi des livrables offre la possibilité d’identifier l’exhaustivité des produits à réaliser dans le cadre et de suivi l’état d’avancement de leur production et de leur validation.

Le suivi des jalons permet d’enregistrer régulièrement l’évolution de leur date. Cela permet de visualiser graphiquement l’impact du décalage d’un jalon sur le rythme d’avancement global du projet.

Le suivi de l’équipe projet : ceci à la fois en termes de compétence requise, de formation suivi dans le cadre du projet et en termes d’affectation nominative des personnes physiques au sein du projet.

Ce module propose également un suivi des engagements des différentes parties, le suivi des événements (réunion de travail, réunion de suivi ou de pilotage), l’enregistrement des problèmes rencontrés sur le projet.

Le tableau de bord est un véritable journal de bord permettant de consigner l’histoire du projet.

Chaque type d’information peut être exporté dans Microsoft Excel pour les exploiter plus facilement lors de réunions ou au sein de rapports transmis à des tiers.

Bilan

Au delà de l’aspect capitalisation des productions réalisées dans le cadre du projet, il est important de profiter d’un moment privilégié sur le projet afin d’analyser le déroulement de ce dernier et d’en tirer des enseignements pour les futurs réalisations. Ces enseignements peuvent couvrir à la fois des aspects démarche, organisationnelle, technique, formation, … et sont le résultat d’un bilan réalisé en commun avec tout les intervenants du projet.

Le résultat formalisé de ce bilan est publié dans un référentiel commun des bilans de projet. Chaque projet étant caractérisé et catégorisé, il est aisé pour un chef de projet d’utiliser le moteur de recherche spécifique et collecter les enseignements des projets similaires au projet dont il doit assurer la gestion.

D’autre part cette fonctionnalité permet de facilité grandement la réalisation des bilans de projet, ceci en automatisant le bilan « quantitatif » (collecte des différents indicateurs du projet) et en permettant à l’équipe projet de se focaliser sur les enseignements (enregistrés selon des thématiques paramétrables)